O papel do DPO: responsabilidades, atribuições e importância

Quando uma empresa não segue à risca as recomendações da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), as chances de ser multada são enormes. E são multas grandes, que podem chegar a 2% do faturamento bruto. Por isso, qualquer tipo de dado de cliente ou possível cliente deve ser tratado com cuidado.

É por isso que a figura do DPO, Data Protection Officer, tem sido tão comentada. Esse profissional é praticamente um guardião de dados nas organizações e tem uma atuação superestratégica. A gente entra em detalhes ao longo do texto, confira!

Como deve ser o relacionamento do DPO com a alta direção e com os funcionários de uma empresa?

O relacionamento do DPO com a alta direção e com os funcionários de uma empresa é essencial para garantir uma cultura organizacional de conformidade e proteção de dados eficaz. É preciso considerar os seguintes momentos:

Implementação de políticas e procedimentos de proteção de dados

Com a alta direção:

O DPO deve fornecer orientação à direção sobre as implicações estratégicas das leis de proteção de dados, ajudando-os a entender os impactos nos objetivos e operações da empresa.

Também é sua função convencer a alta direção da importância da conformidade com as leis de proteção de dados não apenas como uma obrigação legal, mas também como um diferencial competitivo e um reflexo de responsabilidade corporativa.

O DPO e c-levels da empresa devem ter uma comunicação aberta e muito transparente, com o objetivo de implementar políticas internas na empresa, para que sejam desenvolvidas  e revisadas com frequência tais políticas e procedimentos de proteção de dados que sejam adequados às operações específicas da empresa e que promovam uma abordagem proativa à proteção de dados.

Com os funcionários:

O DPO deve garantir que as políticas e procedimentos de proteção de dados sejam implementados de forma prática em todos os níveis da organização. Isso inclui incentivar a participação dos funcionários na implementação das políticas, explicando como essas políticas afetam seu trabalho diário.

Também é sua função coletar feedback dos funcionários sobre a eficácia das políticas e procedimentos e fazer ajustes conforme necessário para melhorar a conformidade e a eficiência operacional.

Treinamento e conscientização em proteção de dados

Com a alta direção:

Cabe ao DPO sensibilizar a alta direção sobre a importância de seu papel na promoção de uma cultura de proteção de dados, exemplificando o compromisso pessoal com as políticas e procedimentos estabelecidos.

O profissional ainda precisa garantir que a alta direção participe de treinamentos específicos sobre proteção de dados para entender profundamente os requisitos e as melhores práticas.

Com os funcionários:

Desenvolver e ministrar treinamentos regulares para todos os funcionários, adaptados aos diferentes níveis de envolvimento com dados pessoais, é papel do DPO. Também faz parte de suas funções promover uma cultura de conscientização sobre proteção de dados, destacando os direitos dos indivíduos e as responsabilidades da organização.

É fundamental utilizar exemplos práticos e estudos de caso relevantes para ilustrar a importância da proteção de dados na vida cotidiana e nos negócios da empresa.

Monitoramento e auditoria da conformidade com a proteção de dados

Com a alta direção:

É papel do DPO fornecer relatórios periódicos à alta direção sobre o estado da conformidade com as leis de proteção de dados, destacando áreas de risco e recomendações para melhorias.

Em um segundo momento, vale discutir os resultados das auditorias e avaliações de conformidade para garantir que a alta direção esteja informada e possa tomar decisões assertivas.

Com os funcionários:

Realizar auditorias internas regulares para avaliar o cumprimento das políticas de proteção de dados em todas as áreas da organização, tal qual oferecer suporte aos funcionários durante as auditorias, respondendo a perguntas e esclarecendo dúvidas para garantir uma implementação consistente das políticas de proteção de dados.

Qual é o papel do DPO em incidentes de violação de dados?

O papel do DPO  em incidentes de violação de dados pode variar com o contexto, mas costuma envolver os seguintes momentos:

Detecção e investigação

O DPO geralmente é responsável por detectar ou ser informado sobre incidentes de violação de dados dentro da organização. Isso pode incluir acompanhar a investigação inicial para determinar a natureza e a extensão da violação.

Notificação às autoridades

Dependendo da gravidade da violação e das leis locais, o DPO pode ser encarregado de notificar a Autoridade de Proteção de Dados competente dentro do prazo exigido pela legislação aplicável. 

Por exemplo, na LGPD, a comunicação de vazamento e violação tem todo um protocolo que deve ser seguido.

Comunicação com os titulares de dados

O DPO é responsável por coordenar a comunicação com os titulares de dados afetados pela violação, informando sobre a natureza do incidente, os potenciais impactos e as medidas de proteção que estão sendo tomadas.

Coordenação interna

Também cabe ao DPO trabalhar em estreita colaboração com as equipes internas relevantes, como TI, segurança da informação, comunicação corporativa e jurídico, para gerenciar a resposta à violação de dados de maneira coordenada e eficaz.

Avaliação de impacto de proteção de dados

Se a violação de dados envolve riscos significativos para os direitos e liberdades dos indivíduos, o DPO deverá participar junto do time de crise, para uma avaliação de impacto de proteção de dados, analisando os riscos e determinando sobre as medidas adequadas de mitigação para redução dos riscos aos titulares dos dados.

Implementação de medidas corretivas

Também é seu papel recomendar e supervisionar a implementação de medidas corretivas para evitar futuras violações de dados e melhorar a segurança da informação da organização. 

Aqui estamos falando de treinamentos, revisões de política e também da contratação de seguro cibernético para evitar e reduzir danos na organização.

Registro e documentação

Cabe ao DPO manter registros detalhados de todas as violações de dados ocorridas, das medidas tomadas em resposta e das comunicações feitas com as autoridades e os titulares de dados. Para isto é importante que o DPO tenha na organização um Plano de Resposta a Incidentes para ser rigorosamente seguido em caso de um incidente.

A importância da nomeação de um DPO

Nomear um DPO em sua empresa é essencial, uma vez que você garante conformidade legal com a LGPD, favorece a gestão de riscos e cria uma cultura de bons procedimentos.

Fora que as organizações que demonstram um compromisso sério com a proteção de dados não apenas cumprem com as obrigações legais, como também ganham a confiança dos clientes, parceiros comerciais e demais stakeholders. Ou seja, ter um DPO é um diferencial competitivo.

Uma vez que falamos sobre a importância dos treinamentos sobre LGPD, conheça nosso curso para mitigar riscos de vazamento de dados!